“Algemene voorwaarden zijn het vangnet waarop je kunt terugvallen”
Waarschijnlijk heeft iedere ondernemer het wel eens meegemaakt. Dat je een keer vergeet te betalen. Niet zozeer omdat je niet kunt betalen – ook dat kan natuurlijk een reden zijn – maar het is gewoon even aan de aandacht ontsnapt. Een mailtje aangeklikt en weg is het. Geen onwil dus. Maar, leverancier en afnemer kunnen daarna toch heel snel in een situatie terecht komen waarin geen ruimte meer is voor lieve woorden. Dat het ook anders kan, bewijst Straetus. “Klantvriendelijk incasseren”, vat accountmanager Berry Nijland (met o.a. Salland als werkgebied) de belangrijkste kernwaarde samen.
We hebben ons enigszins verdiept in de materie en we lezen dat je gerechtelijke procedures kunt voorkomen met behulp van goed debiteurenbeheer.
“Laten we realistisch zijn. Iedereen heeft er baat bij om het traject af te ronden voordat de rechtbank in beeld komt. Het zorgt er voor dat de zakelijke relatie goed blijft en dat het betalingsprobleem snel wordt opgelost. Als leverancier of producent is het vervelend als je elke keer op je geld moet wachten. Het geeft negatieve energie en je stopt je tijd liever in je werk en vakmanschap. We begrijpen dat het tegenstrijdig klinkt, maar klantvriendelijk incasseren werkt echt. Het is goed om op bezoek te gaan bij bedrijven die niet betalen. De vriendelijke benadering en even het gesprek proberen aan te gaan. Dan weet je of er een probleem is en zo ja, welk probleem. Je kunt begrip tonen en er op anticiperen. Ook al heb je de verantwoordelijke persoon niet gesproken, dan werkt het nog. Via een collega krijgt hij/zij wel te horen dat we er boven op zitten. En ja, inderdaad, dan geldt toch ook wel dat spreekwoord: vreemde ogen dwingen.”
Jullie kunnen ook helpen bij het opstellen van de algemene voorwaarden. Als je het gaat checken, blijkt in de praktijk dat niet iedere ondernemer hiermee werkt. Waarom raden jullie het aan om er mee aan de slag te gaan?
“De algemene voorwaarden vormen het vangnet waarop je altijd kunt terugvallen. Het is heel belangrijk om hier bijvoorbeeld een betalingstermijn in op te nemen. Als er gedoe ontstaat, kun je er altijd naar verwijzen. Sommige hebben de neiging om hun eigen regels te hanteren met betrekking tot betalingstermijnen. Je hebt dan in ieder geval een instrument in handen om er wat tegen te doen. Het is natuurlijk een keuze om het wel of niet te gebruiken.” Het voelt als David tegen Goliath. Moeten de kleintjes dit maar gewoon slikken? “Nou… Sinds twee jaar is er een wet die de kleine ondernemers beschermt. Als de periode van dertig dagen is verstreken, mag je in ieder geval wel de wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen.”
Laatst verscheen er op allerlei sociale platforms een verhaal over een hovenier die een pas aangelegde tuin weer helemaal ontmantelde omdat de klant weigerde de eerste termijn te betalen. Een ‘mooi’ voorbeeld van de onenigheid die kan ontstaan in het zakelijke verkeer. Mag dit eigenlijk?
“Daar is lastig een eenduidig antwoord op te geven, want situaties verschillen en soms heeft het nog wel wat juridische haken en ogen. Een ondernemer kan in de betalingsvoorwaarden wel degelijk iets opnemen m.b.t. het eigendomsvoorbehoud. Dat het pas eigendom wordt als de koper heeft voldaan aan een aanvullende voorwaarde, bijvoorbeeld (deel)betaling. Gaat het om goederen waarvoor niet is betaald, dan kun je het terughalen. Met een tuin is dat wat lastiger. Aangezien er zoveel verschillen zijn, is het wel goed om een eigendomsvoorbehoud op maat te maken.”
Even terug naar het begin. Een ondernemer stuurt een factuur, leunt daarna misschien achterover, gaat verder met z’n werkzaamheden en er wordt niet betaald… Waar/wanneer moet je ingrijpen?
“Het is herkenbaar dat ondernemers niet altijd opvolging geven aan een factuur. Dat is ook de reden dat Straetus debiteurenbeheer aanbiedt… Door een koppeling met een boekhoudpakket worden betalingen dagelijks bijgewerkt. Wij stellen samen het gewenste traject van herinneren en aanmanen op zodat de onderneming er geen omkijken meer naar heeft. Of het nu gaat om één factuur per jaar of duizend per week.”
